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Guida all'acquisto · ChecklistCome scegliere il gestionale per il negozio di abbigliamento: 12 punti da verificare
Cambiare gestionale è faticoso: lo si fa una volta ogni tanti anni, e un errore si paga ogni giorno alla cassa. Questa guida raccoglie le domande da fare prima di decidere e il modo per verificare le risposte con una prova pratica, invece che con una presentazione. Vale per qualsiasi software; in fondo trovi anche le risposte di Sartonero, limiti compresi.
In breve
- Prova il gestionale con i tuoi articoli e i tuoi casi difficili, non con quelli della presentazione.
- Le funzioni pensate per la moda (taglie, colori, cambi) contano più di quelle generiche.
- Fatti scrivere cosa è già disponibile e cosa è solo annunciato.
- Verifica come riprenderti i tuoi dati prima ancora di inserirli.
La checklist
Taglie e colori come varianti vere
Ogni combinazione di taglia e colore deve avere la sua giacenza e il suo codice a barre, sotto un unico articolo. Se il programma chiede di creare un articolo per ogni taglia, i report non torneranno mai.
Come verificarlo: Crea un articolo con tre colori e quattro taglie e conta i passaggi; poi cerca in cassa «la M in blu».
Più punti vendita con un solo magazzino
Con due o tre negozi servono giacenze per sede, trasferimenti con spedizione e ricezione, e la possibilità di vedere dalla cassa cosa c'è nell'altro negozio.
Come verificarlo: Fai un trasferimento di cinque capi e controlla quando escono da un negozio e quando entrano nell'altro.
Una cassa che regge senza internet
Se il gestionale è in cloud, chiedi cosa succede quando cade la linea: le vendite si bloccano oppure restano salvate e partono dopo, con l'ora giusta?
Come verificarlo: Durante la prova stacca il Wi-Fi, fai due vendite, riattaccalo e controlla che compaiano una volta sola.
Il collegamento alla stampante fiscale
In Italia lo scontrino fiscale passa dal registratore telematico. Chiedi se il gestionale lo comanda direttamente, con quali modelli e come gestisce i resi, oppure se per ora lo scontrino si batte a parte.
Come verificarlo: Fatti mostrare uno scontrino fiscale emesso dal gestionale con il tuo modello di registratore, non una simulazione, e chiedi per iscritto cosa è disponibile oggi.
Cambi e resi, anche tra negozi
Nell'abbigliamento il cambio taglia è quotidiano. Servono il reso parziale, il cambio nello stesso scontrino, lo scontrino regalo senza prezzi, il buono reso a scalare e il cambio di un capo comprato nell'altra sede.
Come verificarlo: Simula un cambio taglia con una differenza da pagare e il reso di un capo comprato nell'altro negozio.
L'inventario con il lettore
L'inventario di fine anno si fa leggendo i codici a barre, anche in più persone, con l'elenco delle differenze e la rettifica delle giacenze. Non ricopiando fogli.
Come verificarlo: Chiedi di contare un piccolo marchio con il lettore e di vedere le differenze prima di applicarle.
Margini e invenduto
Sapere quanto guadagni per marchio, categoria e stagione, e quali capi sono fermi da troppo tempo, è ciò che decide gli ordini della stagione successiva.
Come verificarlo: Chiedi il margine per marchio dell'ultima stagione e l'elenco dei capi che non si vendono da 90 giorni.
Fornitori, ordini e carico della merce
L'ordine si ragiona in griglia, taglie per colori. All'arrivo la merce va caricata in pochi minuti, anche quando la consegna è parziale, con le etichette pronte.
Come verificarlo: Prepara un ordine sulla griglia e registrane un arrivo parziale.
Clienti, fidelity e privacy
Un programma a punti semplice, una tessera senza plastica e soprattutto un consenso privacy dato dal cliente e registrato, non una crocetta messa dalla commessa.
Come verificarlo: Chiedi chi spunta il consenso e dove resta traccia di quando è stato dato.
Gift card e buoni, anche online
Gift card a scalare valide in tutti i negozi, buoni sconto con regole controllate in cassa, e la possibilità di vendere gift card dal sito del negozio.
Come verificarlo: Vendi una gift card, usala in parte e verifica il saldo residuo da un altro negozio.
Ruoli, dati, export e copie di sicurezza
Ognuno deve vedere solo ciò che gli compete. E i dati devono restare tuoi: chiedi se puoi scaricarli tutti, quando vuoi, in un formato aperto, e ogni quanto viene fatta la copia di sicurezza.
Come verificarlo: Entra come commessa e prova ad aprire i report; poi chiedi l'export completo dei dati di prova.
Partenza, formazione e assistenza
Il programma migliore fallisce se il personale non lo impara. Chiedi chi carica il catalogo, chi forma le commesse, come si chiede aiuto e in quanto tempo arriva la risposta.
Come verificarlo: Fatti scrivere tempi di avvio, cosa è compreso e il canale di assistenza.
Come fare una prova che serve davvero
Una dimostrazione guidata mostra sempre il caso facile. Prepara invece la lista dei tuoi casi difficili e chiedi di provarli con le tue mani:
- un articolo vero, con tutte le sue taglie e i suoi colori;
- una vendita con sconto, gift card e pagamento misto, contanti più carta;
- un cambio taglia con una differenza da pagare;
- il reso di un capo comprato nell'altro negozio;
- una vendita con il Wi-Fi spento;
- la chiusura della giornata e il report che arriva per email;
- l'export completo dei dati.
Se due gestionali superano tutte le prove, scegli quello che il tuo personale ha imparato più in fretta.
Le risposte di Sartonero
Per trasparenza, ecco come Sartonero risponde a ciascun punto della checklist. Dove una cosa non c'è ancora, lo scriviamo.
| Punto | Stato | Come risponde Sartonero |
|---|---|---|
| 1. Taglie e colori come varianti vere | Sì | Varianti taglia e colore con codice a barre, giacenza per negozio e scorta minima; etichette con codice a barre e prezzo all'arrivo della merce. |
| 2. Più punti vendita con un solo magazzino | Sì | Giacenze per punto vendita, trasferimenti in quattro stati con ricezione parziale, giacenze dell'altra sede in sola lettura, cambi tra negozi leggendo il cartellino. |
| 3. Una cassa che regge senza internet | Sì | Vendite in coda sul dispositivo, invio automatico, nessun doppione, ora reale. Il reso richiede la connessione. |
| 4. Il collegamento alla stampante fiscale | In arrivo | Il collegamento alla stampante fiscale non è ancora disponibile. Oggi lo scontrino fiscale si emette con il proprio registratore telematico e Sartonero stampa lo scontrino di cortesia e quello regalo. |
| 5. Cambi e resi, anche tra negozi | Sì | Reso totale o parziale, cambio nello stesso scontrino, scontrino regalo, buono reso a scalare, resi e cambi tra negozi. |
| 6. L'inventario con il lettore | Sì | Inventario fisico con il lettore, anche da più dispositivi, completo o parziale, con differenze e rettifica delle giacenze. |
| 7. Margini e invenduto | Sì | Margini e invenduto per marchio, categoria e stagione, capi fermi con il valore immobilizzato. |
| 8. Fornitori, ordini e carico della merce | Sì | Fornitori e ordini con griglia colori per taglie, suggerimento di riordino, ricevimento anche parziale con carico del magazzino ed etichette. |
| 9. Clienti, fidelity e privacy | Sì | Tessera fedeltà con QR, punti e premi, consenso privacy dato dal cliente dal proprio telefono e registrato con la data. |
| 10. Gift card e buoni, anche online | Sì | Gift card in cassa e online sul sito del negozio, buoni sconto, buono reso, merce messa da parte con acconto. |
| 11. Ruoli, dati, export e copie di sicurezza | Sì | Ruoli separati per titolare, responsabile e commessa; export completo dei dati in qualsiasi momento; copia di sicurezza ogni notte. |
| 12. Partenza, formazione e assistenza | Sì | Configurazione e formazione fatte da noi, tour guidato e procedura di primo avvio, assistenza via email entro un giorno lavorativo. |
Non fidarti di questa tabella: prova ogni punto nella demo con dati di esempio e leggi i dettagli nel manuale d'uso.
Domande frequenti
Meglio un gestionale in cloud o installato sul computer?
Il cloud si usa da qualsiasi dispositivo, custodisce i dati fuori dal negozio e mette in comune più punti vendita senza un server in casa. Il suo punto debole è la connessione: per questo conviene scegliere una cassa che continui a vendere anche offline.
Quanto tempo serve per passare a un nuovo gestionale?
Dipende soprattutto dal catalogo. Se gli articoli si possono importare da un file, con configurazione e formazione si parte in pochi giorni; la parte più lunga di solito è sistemare etichette e codici a barre.
Posso portare il catalogo dal vecchio programma?
Quasi sempre sì, se il vecchio programma esporta in CSV o in Excel. Verifica che il nuovo gestionale importi una riga per variante, con taglia, colore e codice a barre, e mostri gli errori prima di confermare.
Il gestionale deve essere collegato al registratore telematico?
Non è indispensabile: molti negozi emettono lo scontrino fiscale con il registratore e usano il gestionale per magazzino e incassi. Il collegamento evita di battere due volte la vendita, quindi chiedi per iscritto se c'è già o quando arriverà.
Cosa devo provare durante la demo di un gestionale?
I casi difficili del tuo negozio: un cambio taglia con differenza da pagare, un reso tra negozi, una vendita senza internet, una gift card usata in parte, la chiusura della giornata e l'export dei dati.
Vuoi fare la prova con noi?
Portaci i tuoi casi difficili: li proviamo insieme su Sartonero, e se non fa per te te lo diciamo. Oppure entra da solo nella demo.
Oppure scrivi a info@emcdigitalsolutions.it o prenota una chiamata.
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